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Pasos para que tu evento sea exitoso

  • 19 mayo 2019
  • Autor: Swiss Andina
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Pasos para que tu evento sea exitoso

Detalles. De esto están hechos los grandes eventos y no es tan sencillo como suena, porque de entrada seguro pensarás en las grandes cosas: salón, comida, hoteles, vuelos y una lista de asistencia, pero cuando estás en el desarrollo del evento te das cuenta de cuántas cosas pasaste por alto.

¿Cuál será tu objetivo? ¿Qué concepto será tu hilo conductor? ¿De dónde llegarán los asistentes? ¿Qué preferencias alimenticias o requerimientos especiales tienen? ¿Cómo se van a ubicar en las habitaciones del hotel? ¿Qué tipo de sonido necesitarás? ¿El internet te funcionará bien? ¿Cómo coordinarás los horarios para toda la agenda pendiente? ¿El transporte llegará a tiempo por el grupo? ¿Los refrigerios llegarán al lugar y hora indicada? ¿Cuál será el factor sorpresa de tu evento?...

Basados en nuestra experiencia te dejamos algunos consejos para que tu evento sea exitoso, y no te angusties si te parecen demasiadas cosas, en Eventos Swiss lo tenemos todo bajo control.
 

 

1. Objetivo del Evento


Objetivo del Evento

La base. El objetivo es en sí mismo la razón por la que decides dar un paso adelante con un evento, pero no se puede quedar en ideas vagas, es necesario tenerlo claro. Buscas ¿afianzar una relación con los clientes existentes o construir una con nuevos?, ¿fortalecer conceptos de cultura organizacional?, ¿presentar nuevos productos y estrategias?, ¿establecer contactos con expertos, empresas y gente de tu sector? y/o ¿incentivar a la fuerza comercial?

Esa motivación para tu evento se debe convertir en un indicador para medir su éxito, y te dará las pistas más importantes para comenzar, como por ejemplo qué tipo de evento debes hacer. Ver más


 

2. Establecer un presupuesto


Establecer un presupuesto

Cuando ya tienes listo el objetivo sigue una pregunta difícil ¿cuánto tienes disponible o estimas invertir en el evento?

La clave de tener este dato desde el principio es optimizar los recursos y el tiempo desde el comienzo. Si tú y tu asesor conocen el rubro disponible para cada ítem minimizarán tiempos logrando una planeación clara y estrategias que optimizarán el recurso al máximo.

Como parte de los recursos disponibles se pueden sumar también bienes como salones dentro de las empresas, personal de la empresa disponible como parte de la logística, suministros con lo que ya cuente la empresa y se puedan usar (mesas, sillas, proyectores, sonido).

 


 

3. Check List

Check List

En medio de los afanes las cosas más básicas son las que puedes pasar por alto, más aún cuando tienes encima la presión del día del evento. Por eso, un paso fundamental es tener un check list desde el principio con cada elemento que necesitas, así será más fácil tenerlo todo bajo control.

Ningún evento es igual a otro que hayas tenido, por eso cada uno debe tener su propio check list. Un buen truco es ir pensando paso a paso el orden en que sucederá el evento para evaluar que se necesita para cada momento del mismo.

La lista de los asistentes e invitados especiales también es necesaria para que puedas prever los requisitos especiales de alimentación de todos y no tengas un contratiempo porque alguno sea vegetariano o alérgico al menú.

En la construcción de este minuto a minuto se trabaja en conjunto con el cliente, para que quede claro cada momento del evento y los responsables de cada tarea.

 


 

4. Imagen y difusión del evento

Imagen y difusión del evento

Todos los eventos deben tener una línea gráfica que combine el concepto que se dio con la imagen corporativa de la empresa que lo realiza. Las invitaciones, los baking, los recordatorios, las meses, todo debe tener el sello del evento para que cada invitado tenga claro en donde está participando.

Esta imagen sirve también para posicionar el evento en canales digitales, las fotografías y el uso de hashtag pueden hacer que el evento se vuelva una tendencia en canales digitales y sea más visible ante el mundo.

Sin importar si las temáticas abordadas en el evento son privadas, no debe pasar por alto socializar por sus diferentes canales el hecho de que está teniendo un momento importante con su público interno, esta es una acción valorada por la opinión pública y que deja con buena imagen a su empresa.

 


 

5. Plan de emergencia

Plan de emergencia

Al desarrollar eventos siempre es necesario tener un “Plan B”. No se trata de augurar que el Plan A no funcione, sino que cuando estamos prevenidos ante cualquier emergencia los contratiempos que se presentan en el camino no se convertirán en obstáculos.

Un proveedor que no cumplió, algo que está tardando más de la cuenta, un incidente con algún conferencista… entre otros. Es bueno tener presente todos los detalles de lo que puede pasar para estar siempre un paso adelante y poder dar respuestas inmediatas.

 


 

6. Agradecer

Agradecer

Cualquiera que sea el evento para el que seamos contratados siempre le proponemos a nuestros clientes dar un detalle para agradecer, y no necesariamente tiene que ser algo físico que implique incrementar los costos, por lo general les proponemos hacer un vídeo, una tarjeta digital, o usar otro recurso que funcione como memoria de los mejores momentos con las imágenes recopiladas durante la jornada. Este será un detalle permitirá generar lazos afectivos de los clientes con tu marca.

En Eventos Swiss estamos preparados con el mejor equipo para que estos pasos se cumplan por completo y tu evento esté cargado de buenos detalles que lo harán inolvidable.

¿Qué esperas para contactarnos?

 


 

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Categorías: Guías de viaje
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